Как грамотно оформлять командировочные расходы за границу?

Если вашим сотрудникам приходится часто ездить в командировки, выезжая за пределы Узбекистана, то этот вопрос очень актуален для вашего бизнеса. Расскажем все подробно и понятным языком, как оформить расходы на командировки грамотно.

Существует установленный законодательно порядок выдачи денег на расходы в командировках. Этот вопрос регулируется определенным законодательным документом, Порядок N 932 от 5 июня 2000 года.

На основании выше указанного Порядка возмещению командированному подлежат следующие выплаты:

расходы за сутки или суточные;
оплата проживания по месту командировки, наем жилья или съем отеля;
оплата транспортных расходов, кроме такси;
расходы на представительство компании или представительские;
иные расходы, предусмотренные внутренним распорядком компании, организации, учреждения.

В некоторых случаях могут возникнуть непредвиденные расходы, связанные с целью командировки. В этом случае оплата их обсуждается персонально.

Как оформлять командировочные расходы за границу?

Чтобы отправить сотрудника в командировку необходимо оформить официальный приказ или распоряжение. В документе должны быть четко прописаны следующие моменты:

точное место командировки с указанием адреса;
сроки и цели поездки;
название предприятия или учреждения, куда командируется сотрудник;
виды денежных расходов, подлежащие возмещению сотруднику, отправленному в командировку.

Также составляется план командировки с прописанными заданиями и смета, которые утверждаются руководителем. Сотруднику выдается командировочное удостоверение.

Рассчитывая суммы возмещаемых расходов, следует учесть, что нормируются только расходы на проживание и суточные, размер которых зависит от места командировки. Для Москвы, например, суточные составляют 25 US$, а на проживание – 80 US$. Дни выезда и приезда также включаются в оплачиваемые. Исходя из этих данных составляется командировочная смета. При этом руководитель вправе определить необходимые для целей командировки доплаты, которые закрепляются отдельным распоряжением или приказом.

Расходы на проживание оплачиваются на основании счет-фактуры или квитанции из отеля, другого документа, подтверждающего затраты на жилье. Для выплаты суточных не требуется предоставлять никаких квитанций или счетов. Они рассчитываются исходя из установленных норм.

Возмещение транспортных расходов также имеет свои нюансы. Они оплачиваются по предъявлению билетов до места следования, а также при перемещениях во время командировки на общественном транспорте. Пользование внутригородским транспортом обычно включается в суточные расходы, но в некоторых случаях могут быть оплачены отдельно, по договоренности с руководителем.

К представительским расходам могут относиться телефонные переговоры, ужин с партнерами или иные расходы, которые отвечают целям командировки.

К непредвиденным расходам могут относиться: оплата провоза багажа, иные платные услуги. При этом командированный сотрудник должен предоставить чеки или квитанции, подтверждающие расходы.

Отправляя сотрудника в командировку, необходимо выдать ему суточные и расходы на проживание, просчитанные по смете. Деньги выдаются в иностранной валюте. Если у предприятия нет собственных денег в инвалюте, то их выдает обслуживающий предприятие банк. Для этого необходимо предоставить следующие документы:

- заявление на выдачу командировочных;

- копии приказов о командировании;

- сметы;

- план-задание на поездку.

В некоторых случаях список документом может быть расширен документами от приглашающей стороны. Для граждан, осуществляющих поездку по решению правительства также необходимы копии соответствующих решений. Все документы заверяются и подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия.

На основании выше указанных документов банк заключает договор купли-продажи на инвалюту с предприятием. Купленная валюта перечисляется на специальный счет предприятия и должна быть использована по назначению, то есть для выплаты аванса командированному. Иное использование валютных средств запрещено.

После возвращения из командировки сотрудник отчитывается в бухгалтерию не позднее 3х рабочих дней. Он должен предоставить отчет об использовании валютных и иных средств. Далее производится окончательный расчет с сотрудником, прибывшим из командировки.

Авансовый отчет сотрудника также должен быть предоставлен в банк.

Если валютные средства были потрачены сотрудником в командировке не полностью, то остаток денег возвращается в банк в течение 2х банковских дней. Если же имеет место перерасход инвалюты, то сумма его возмещается на усмотрение руководства и по его решению.

Если у вас возникли вопросы или проблемы с получением от банка валютных средств на командировки, если вы сомневаетесь в правильности расчетов командировочных, то обращайтесь к нашим специалистам. Выбирайте бухгалтерские услуги AAA Financier - мы поможем решить ваши проблемы легко и быстро!

Как рассчитать себестоимость продукции?

Производственная себестоимость – это показатель, который позволяет определить стоимость продукта, а также грамотно рассчитать налог на прибыль. Поэтому этому моменту в ведении бухгалтерии стоит уделить особое внимание. В статье расскажем о том, как правильно рассчитывать производственную себестоимость

Подробнее

03 августа 2023

Что такое аутсорсинг в бухгалтерии простыми словами?

Аутсорсинг – это передача внешней компании или специалисту ведения бухгалтерии, финансов и кадрового учета. Профессионалы рассчитывают налоги и зарплату, ведут отчетность, сдают отчеты в инстанции.

Подробнее

11 сентября 2023

Регистрация бизнеса и налоги в Узбекистане

Перед открытием и регистрацией бизнеса желательно досконально разобраться, какая форма бизнеса подойдет именно вам? Мы расскажем обо всем по порядку в этой статье, а также вы всегда можете получить персональную консультацию у наших специалистов.

Подробнее